Ίσως ο καθένας να έχει ακούσει για την ανάγκη να σκεφτεί τις υποθέσεις του. Είναι γνωστό ότι τα άτομα που ετοιμάζονται προσεκτικά για το έργο που πρέπει να πετύχουν, επιτύχουν εξαιρετικά αποτελέσματα. Αλλά σχεδιάζει εύκολο; Ποιες είναι οι μέθοδοι, τα εργαλεία και οι αρχές του που πρέπει να γνωρίζουν για να μάθουν πώς να συνταγογραφήσουν σωστά την εκπλήρωση των ανατεθειμένων καθηκόντων; Τι είναι ο στρατηγικός σχεδιασμός; Ποια είναι η σημασία της; Πώς διαφέρει από το τακτικό ή επιχειρησιακό ημερολόγιο; Είναι απαραίτητο να κατακτηθούν όλα αυτά; Ας εξοικειωθούμε μαζί με αυτό το θέμα.
Τι σχεδιάζει;
Ο προγραμματισμός θέτει στόχους ή στόχους, με τη βέλτιστη κατανομή των πόρων που θα απαιτηθούν για την επίτευξή τους. Όσο πιο δύσκολη είναι η εργασία, τόσο μεγαλύτερη είναι η ανάγκη για ποιοτική εκπαίδευση. Το γεγονός είναι ότι οποιαδήποτε διαδικασία χρειάζεται τη χρήση ανθρώπινου δυναμικού και υλικών πηγών, καθώς και χρόνου. Όσο πιο σωστά προβλέπονται πριν από την εργασία, τόσο λιγότερες απώλειες θα σημειωθούν κατά την εφαρμογή της..
Η ιστορία του σχεδιασμού αρχίζει στην αρχαία κοινωνία. Ο κόσμος γύρω μας είναι κυκλικός. Ο άνθρωπος γρήγορα έμαθε να προβλέψει τις καιρικές αλλαγές, τη δυναμική των πληθυσμών άγριων ζώων, την κατάσταση της βλάστησης. Αυτό επέτρεψε την προετοιμασία για σπορά, συγκομιδή, συλλογή, κυνήγι ή ψάρεμα.
Με την ανάπτυξη της κοινωνίας, την εμφάνιση νέων επαγγελμάτων, το σχεδιασμό απέκτησε πιο προηγμένες μορφές. Η εμφάνιση του γραψίματος διαδραμάτισε τεράστιο ρόλο σε αυτό, και με αυτό τη δυνατότητα μεταφοράς μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών σε εξωτερικά μέσα (πηλός, πάπυρος, περγαμηνή, χαρτί). Έχουν προκύψει διάφοροι τύποι σχεδιασμού, οι οποίοι θα συζητηθούν περαιτέρω.
Είδη σχεδιασμού
Η προετοιμασία για το επερχόμενο έργο μπορεί να λάβει διάφορες μορφές ή εκδηλώσεις. Όλα εξαρτώνται από τις αναμενόμενες ημερομηνίες, περιοχές, αντικείμενα, καθώς και από το πεδίο εφαρμογής, το περιεχόμενο, το βάθος, τη δέσμευση, την προτεραιότητα, τη λογιστική, το συντονισμό των προβλεπόμενων ενεργειών.
Όσον αφορά:
- Μακροπρόθεσμη - αναπτυξιακή στρατηγική για περίοδο μεγαλύτερη των πέντε ετών.
- Μεσοπρόθεσμη περίοδος από 1 έτος έως 5 έτη.
- Βραχυπρόθεσμες - τρέχουσες εργασίες (έως ένα έτος).
Με σφαίρες:
- Μάρκετινγκ - καθορίζει την παγκόσμια στρατηγική της εταιρείας.
- Οικονομικά - υπολογίζει τη δουλειά "μαθηματικά".
- Παραγωγή - διανέμει υλικούς και τεχνικούς πόρους.
- Έρευνα - αντλεί τη μεγάλη εικόνα.
- Πρόσωπο - συμβάλλει στη βελτιστοποίηση της ζωής ενός ατόμου.
Με αντικείμενα:
- Σκέψη μέσω στόχων.
- Σκέψη μέσα από τα μέσα.
- Σκέψη μέσω των ερμηνευτών;
- Σκέψη μέσω προγραμμάτων.
- Σκέψη μέσω δράσης.
Με πεδίο εφαρμογής:
- Γενικά - λαμβάνει υπόψη όλα τα στοιχεία.
- Μερική - λαμβάνει υπόψη σημαντικές συνθήκες.
Περιεχόμενο:
- Στρατηγικό - απαντά στην ερώτηση "Πού;";
- Τακτικής - δίνει την απάντηση στην ερώτηση "πώς;";
- Λειτουργικό ημερολόγιο - για την αντιμετώπιση των σημερινών ζητημάτων.
- Επιχειρηματικό σχέδιο - μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση της μελλοντικής εργασίας.
Ανάλογα με το βάθος:
- Συγκεντρωμένη - αναλύει τις γενικές παραμέτρους.
- Λεπτομερής - εξετάζει όλες τις πιθανές λεπτομέρειες.
Με υποχρέωση:
- Υποχρεωτική (οδηγία) - συνεπάγεται αυστηρή τήρηση των απαιτήσεων.
- Προαιρετικό (ενδεικτικό) - αποτελεί σύσταση.
Ανάλογα με τη σειρά εκτέλεσης:
- Επιταγές - συνεπάγεται διαδοχική εκτέλεση.
- Έκτακτη - εάν είναι απαραίτητο.
- Ολίσθηση - καθορίζει τη δυνατότητα επέκτασης.
Με λογιστικά στοιχεία:
- Σκληρά χρονικά πλαίσια.
- Ευέλικτη - ανάλογα με τις περιστάσεις.
- Στιβαρό-εύκαμπτο - συνδυάζει τους δύο προηγούμενους τύπους.
Με το συντονισμό στο χρόνο:
- Ταυτόχρονα - εάν υπάρχει ένα μόνο στάδιο.
- Διαδοχική - όταν το έργο μπορεί να χωριστεί σε ξεχωριστά στάδια.
Η παρουσία μιας εκτεταμένης ταξινόμησης δεν συνεπάγεται διαφορές στις βασικές αρχές. Αρχικά σχηματίστηκαν από τον διάσημο θεωρητικό και διαχειριστή Henri Fayol, και στη συνέχεια συμπληρώθηκαν από τους οπαδούς του και τους ομοϊδεάτες.
Αρχές σχεδιασμού
Ο αποτελεσματικός επιχειρηματικός σχεδιασμός βασίζεται στις ακόλουθες βασικές αρχές:
- Ενότητα και συνοχή, που σημαίνει τους κοινούς στόχους και τη διασύνδεση μεμονωμένων στοιχείων της εταιρείας.
- Τη σημασία του οριζόντιου συντονισμού των δράσεων και των σχεδίων μεταξύ των τμημάτων.
- Κοινότητα και ενότητα του φορέα κίνησης, αμοιβαία ολοκλήρωση.
- Συμμετοχή (συμμετοχή όλων των συμμετεχόντων στο έργο).
- Συνέχιση της εφαρμογής, τήρηση των προσωρινών ορίων.
- Ευελιξία που επιτρέπει προσαρμογές.
- Η παρουσία αποθεμάτων, δηλαδή - ευκαιρίες για ελιγμούς.
- Ακρίβεια λόγω υλοποίησης.
- Πολυπλοκότητα, η οποία εκφράζεται στην κατανόηση της συνολικής εικόνας.
- Αποτελεσματικότητα, που καθορίζεται από την υπέρβαση των αποτελεσμάτων σε σχέση με το κόστος.
- Ριζικότητα στην επιλογή της καλύτερης επιλογής.
- Αναλογικότητα και ισορροπία των πόρων.
- Επιστημονικά - λαμβάνοντας υπόψη τα επιτεύγματα της σύγχρονης επιστήμης και τεχνολογίας ·
- Λεπτομέρειες που καθορίζουν το βάθος της κατανόησης.
- Απλότητα και σαφήνεια, επιτρέποντας την προσαρμογή του έργου στο επίπεδο κατανόησης συγκεκριμένων εκτελεστών.
Παρατηρώντας αυτές τις αρχές, αξίζει να γνωρίζουμε ότι δεν είναι μια ματαιοδοξία, αλλά μια πραγματική ευκαιρία για την αύξηση της αποτελεσματικότητας οποιουδήποτε σχεδίου. Ειδικά αν τα εργαλεία για την προετοιμασία των σχεδίων είναι σωστά. Ας μιλήσουμε για αυτά περαιτέρω.
Εργαλεία σχεδιασμού
Σε μια γενικευμένη μορφή, ένα εργαλείο δημιουργίας σχεδίου είναι οποιοδήποτε μέσο αποθήκευσης που βοηθά στην αποθήκευση και αναπαραγωγή δεδομένων. Για μεγάλο χρονικό διάστημα, τα κύρια εργαλεία ήταν χαρτί και στυλό (μολύβι). Η ανάπτυξη της τεχνολογίας των πληροφοριών επέτρεψε τη μεταφορά του σχεδιασμού στον ψηφιακό κόσμο, εξοικονομώντας χρόνο, διευκολύνοντας την επεξεργασία των αρχείων. Στη συνέχεια, εμφανίστηκε ένας μεγάλος αριθμός κινητών εφαρμογών που εγκαταστάθηκαν σε smartphones. Τα τηλέφωνα είναι μικρού μεγέθους, είναι πάντα στο χέρι. Αυτό απλοποιεί σημαντικά τον προγραμματισμό των περιπτώσεων, συμπεριλαμβανομένων καθημερινών εργασιών. Οι εφαρμογές βελτιστοποιούν τη ροή εργασιών, καθώς συχνά δημιουργούνται με τη σωστή τεχνολογία για τη σύνταξη σχεδίων. Θα το συζητήσουμε στο επόμενο τμήμα.
Τεχνολογία σχεδιασμού
Περιγράφοντας την ίδια την έννοια του "προγραμματισμού", ο ορισμός αυτής της λέξης περιλαμβάνει μια ορθολογική κατανομή δυνάμεων και πόρων. Χωρίς την εισαγωγή της απαραίτητης τεχνολογίας, είναι αδύνατο να επιτευχθεί αυτό.
Η προετοιμασία του σχεδίου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- Βασική ανάλυση - αξιολόγηση των πόρων και του εξωτερικού περιβάλλοντος, κατανόηση των τάσεων της εταιρείας, εντοπισμός προβλημάτων και προοπτικών, πιθανά αποθέματα.
- Ορισμός και διαμόρφωση του στόχου - το κύριο ορόσημο του κινήματος για βραχυπρόθεσμο ή μακροπρόθεσμο ορίζοντα.
- Δημιουργία της έννοιας της ανάπτυξης - μέθοδοι για την επίτευξη των στόχων, συμπεριλαμβανομένων των απαραίτητων τεχνολογιών.
- Στρατηγικός σχεδιασμός - συμβίωση βασικών ιδεών με τους κύριους τρόπους εφαρμογής τους.
- Τακτικός σχεδιασμός - καθορισμός των απαραίτητων πόρων, βέλτιστη διανομή τους.
- Λειτουργικός προγραμματισμός - σταδιακή συνταγογράφηση όλων των ενεργειών.
- Έγκριση του σχεδίου - τελική έγκριση, αποδοχή για εκτέλεση.
Ο σχεδιασμός ξεκινά με την ανάλυση και κατανόηση των δυνατοτήτων τους, τον περαιτέρω καθορισμό στόχων και τον εντοπισμό τρόπων υλοποίησης. Πολλοί άνθρωποι έχουν σύγχυση στον ορισμό του τακτικού και στρατηγικού σχεδιασμού, γι 'αυτό θα τους δώσουμε προσοχή.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στον τακτικό και τον στρατηγικό σχεδιασμό;
Οι διαφορές τους ξεκινούν με την παγκόσμια λήψη αποφάσεων. Από ιεραρχική άποψη, ο στρατηγικός σχεδιασμός είναι η βάση όλων. Η στρατηγική συνεπάγεται την κατανόηση της κατεύθυνσης για την κίνηση. Τις περισσότερες φορές, τέτοιες αποφάσεις γίνονται στο επίπεδο της ανώτατης διοίκησης. Η τακτική είναι ένα βοηθητικό στάδιο στο οποίο εμπλέκεται ο μεσαίος κρίκος της εταιρείας. Το βασικό καθήκον του τακτικού σχεδιασμού είναι να προσδιορίσει τους τρόπους επίτευξης των στόχων.
Η στρατηγική σκέψη περιλαμβάνει μια μακροπρόθεσμη προοπτική, ενώ η τακτική σκέψη εφαρμόζεται σε μεσοπρόθεσμα ή βραχυπρόθεσμα καθήκοντα. Διαφέρουν ως προς το βαθμό λεπτομέρειας. Ο στρατηγός μπορεί να εξετάσει τα πράγματα σε παγκόσμιο επίπεδο, ενώ ο τακτικός πρέπει να δώσει προσοχή σε όλες τις λεπτομέρειες της ιδέας.
Το κυριότερο είναι να επιμείνουμε στην εργασία μιας τέτοιας κατεύθυνσης - από τη μεγάλη σε ιδιαίτερη. Ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας πρέπει να προέρχεται από μια παγκόσμια κατανόηση της αποστολής και των στόχων. Αλλά αυτές οι αρχές ισχύουν στην καθημερινή ζωή.
Σχεδιασμός ημέρας
Για μια αρμονική ζωή, ένα άτομο πρέπει να διατηρήσει μια ισορροπία μεταξύ της εργασίας, των εγχώριων θεμάτων και του ελεύθερου χρόνου. Εάν πολλοί άνθρωποι σκέφτονται τον χρόνο εργασίας, τότε όλα που συμβαίνουν έξω από την εργασία συχνά γίνονται χαοτικά. Αυτό είναι λάθος, γιατί η αρμονία επιτυγχάνεται μόνο στην παραγγελία του περιβάλλοντος χώρου και των σκέψεών σας. Είναι δύσκολο να είστε επιμελής στην εργασία, με την έλλειψη ακεραιότητας γενικότερα. Η διαχείριση του χρόνου είναι μια πολύ χρήσιμη ικανότητα που βοηθάει στην εξοικονόμηση της δύναμής σας και τη διατήρηση των πόρων. Εάν κάποιος έχει χάος στο κεφάλι του και στην επιφάνεια εργασίας, χάνει πάρα πολύ ενέργεια για να βρει τις απαραίτητες πληροφορίες. Η επιτυχία επιτυγχάνεται κυρίως από εκείνους που θα μπορούσαν να εξορθολογίσουν όλες τις υποθέσεις τους.
Ο προγραμματισμός μιας ημέρας είναι επιθυμητός για να ξεκινήσει από τη στιγμή της αφύπνισης., λαμβάνοντας υπόψη τα φυσιολογικά χαρακτηριστικά τους. Σε γενικές γραμμές, μπορεί να λεχθεί ότι η αιχμή της πνευματικής δραστηριότητας πέφτει την περίοδο από τις 10.00 έως τις 12.00. Το δεύτερο χρονικό διάστημα αρχίζει στις 14.00 και διαρκεί περίπου 2 ώρες. Οι φυσικές ικανότητες αυξήθηκαν σημαντικά μετά τις 17:00. Αλλά είναι επιθυμητό να σταματήσετε το φορτίο μέχρι τις 18.30-19.00. Αυτό ισχύει όταν μιλάμε για την καθημερινή ρουτίνα.
Αλλά ο άνθρωπος πρέπει επίσης να προγραμματίσει μια εβδομάδα, μήνα, έτος, κλπ. Αυτός είναι ο στρατηγικός σχεδιασμός, ο οποίος μπαίνει στον τακτικό προγραμματισμό και τελειώνει καθημερινά. Εάν υπάρχει μια παγκόσμια στρατηγική, θα πρέπει να χωριστεί σε μικρές καθημερινές εργασίες που εκτελούνται σύμφωνα με μια συγκεκριμένη καθημερινή ρουτίνα.
Δεν πρέπει να θεωρήσετε τον προγραμματισμό ως χάσιμο χρόνου. Αντίθετα, σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε αυτόν τον πόρο, αφού ορίζει σαφώς το χρονοδιάγραμμα για την υλοποίηση μεμονωμένων εργασιών. Η προκαταρκτική εκπαίδευση διευκολύνει την εκτέλεση της εργασίας, απελευθερώνοντας έτσι επιπλέον χρόνο για επιτυχία και ανάπτυξη.
