"Καθαρίστε το μυαλό σας. Είναι πιο χρήσιμο από το άδειασμα του στομάχου. "
~ Michel de Montel
Σήμερα θα μιλήσω για τις μάρκες Τεχνολογία GTDπου θα επιτρέψει έχετε περισσότερο χρόνο, λιγότερο κουρασμένος, αυξήστε την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας, να μειώσει την ποσότητα του στρες και να αυξήσει την ικανοποίηση με τη ζωή.
Γνωρίζετε ότι η συνείδησή σας θα σας υπενθυμίζει συνεχώς τις πράξεις και τα καθήκοντα που νομίζατε ότι θα κάνατε, αλλά τα άφηνα χωρίς επιτήρηση;
Σίγουρα στον εγκέφαλό σας χιλιάδες ατελείωτες εργασίες, μη επεξεργασμένες διαδικασίες που καταναλώνουν τους εσωτερικούς πόρους, τη δύναμη, την ενέργεια και δεν το γνωρίζετε καν να κρεμάσει το νεκρό βάρος. Όλα αυτά δημιουργούν άγχος και σας στερούν τη δύναμη. Είστε χειρότεροι όταν κάνετε νέα καθήκοντα επειδή το κεφάλι σας είναι γεμάτο από παλιά.
Πώς να καθαρίσετε τελικά το κεφάλι σας από όλες αυτές τις πληροφορίες, να βελτιώσετε την εργασία και τη ζωή σας, λέω σε αυτό το άρθρο.
Πιθανότατα έχετε ακούσει τη συντομογραφία "GTD", η οποία σημαίνει "Getting-Things-Done" ("Λήψη των πραγμάτων", "Πώς να θέσετε τα πράγματα σε τάξη"). Αυτή η φιλοσοφία ή τεχνολογία έχει γίνει πολύ δημοφιλής, επίσης χάρη στην κάλυψη των μέσων ενημέρωσης. Ένας δημοσιογράφος από την εφημερίδα Guardian ονόμαζε τον David Allen, τον συγγραφέα της φιλοσοφίας του GTD, τον άνθρωπο που υποτίθεται ότι έφερε τάξη στο σύμπαν.
Το GTD δεν είναι μόνο ένα σύστημα διαχείρισης χρόνου που απαιτείται για τα κορυφαία στελέχη χωρίς προσωπική ζωή. Πρόκειται για ένα σύστημα βελτιστοποίησης και οργάνωσης όχι μόνο της εργασίας, αλλά της σκέψης, της συνείδησης, η οποία δίνει οδηγίες για το πώς να «καθαρίσουμε» το μυαλό του περιττού νοητικού φορτίου, τον ανοιχτό χώρο δημιουργικότητας, τις νέες ιδέες και να δημιουργήσουμε ψυχολογικές προϋποθέσεις για άνετη και οργανωμένη εργασία. Το σύστημα αυτό είναι σχεδιασμένο για έναν επιχειρηματία με ένα εκατομμύριο έργα και για μια νοικοκυρά που πρέπει να φροντίζει τα παιδιά, αφήνοντας το χρόνο να διαβάσει τη μυθοπλασία και για έναν μαθητή που ετοιμάζεται να πάει στο κολλέγιο.
Παρά το γεγονός ότι αυτό το φαινόμενο είναι γνωστό, δεν γνωρίζουν όλοι τι είναι και πώς μπορεί να σας βοηθήσει προσωπικά. Ως εκ τούτου, σήμερα θα σας πω κυριολεκτικά τι είναι στα δάχτυλά μου. Αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να φέρετε την τάξη στη ζωή σας και να σκεφτείτε σήμερα και σχεδόν αμέσως θα δείτε ένα θετικό αποτέλεσμα από αυτές τις καινοτομίες της ζωής.
Τι με ώθησε να ξεκινήσω να οργανώσω τις υποθέσεις μου;
Το άγχος και η ενοχή δεν προκύπτουν εξαιτίας της υπερβολικής εργασίας. Εμφανίζεται αυτόματα όταν καταρρέετε μια συμφωνία με τον εαυτό σας.
~ David allen
Όχι πολύ καιρό πριν, ήμουν αντιμέτωπος με την ανάγκη να οργανώσω το δικό μου πρόγραμμα εργασίας, στο οποίο ανακάλυψα πολλά εμπόδια. Πριν από περίπου 10 χρόνια, λόγω των προβλημάτων συγκέντρωσης μου, ήταν εξαιρετικά δύσκολο για μένα να εκτελέσω οποιαδήποτε εργασία για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με την πάροδο του χρόνου άρχισα να εργάζομαι για τη βελτίωση της προσοχής και της πειθαρχίας μου. Άρχισα να μαθαίνω να χαλαρώνω και να εκπληρώσω τις υποσχέσεις μου Έφερε καρπούς.
Ήμουν σε θέση να δημιουργήσω το δικό μου έργο, να το απελευθερώσω, να αφήσω μισθωμένη εργασία και να αρχίσω να εργάζομαι για τον εαυτό μου, όπως ονειρευόμουν. Ήμουν σε μια αίσθηση προόδου στην εργασία στον εαυτό μου, η οποία ενισχύθηκε από την εντυπωσιακή αντίθεση ανάμεσα στο παρόν και το παρελθόν μου. Πριν από λίγο καιρό δεν μπορούσα να αντιμετωπίσω τις σπουδές μου στο ινστιτούτο και την απλή μισθωμένη εργασία, αλλά τώρα δούλευα πειθαρχημένα προς όφελος του δικού μου έργου και των ανθρώπων που επωφελούνται καθημερινά από μόνη της και όχι "κάτω από το μαστίγιο" .
Μόνο τότε παρατήρησα ότι αυτό δεν είναι το όριο. Το αίσθημα της επιτυχίας εκείνη την περίοδο έκρυψε από εμένα τα προβλήματα που δημιουργήθηκαν στην οργάνωση της δουλειάς μου.
Έχω μια μεγάλη ποικιλία εργασιών: επιστολές στο ταχυδρομείο, άρθρα στο site, σχόλια, εργασία με φοιτητές του μαθήματος "NO PANIC", κλπ. κ.λπ. Όλα αυτά απαιτούν καλή οργάνωση. Καταλάβαινα για την απουσία του λόγω του γεγονότος ότι υπήρχαν μάζες μη αναγνωσμένων επιστολών στο ταχυδρομείο, αλλά σημειώθηκαν ως "σημαντικές". Τα αρχεία Vordovskie με "σχέδια για το 2015", "εργασίες για τον Φεβρουάριο του 2016" ήταν διάσπαρτα στον σκληρό δίσκο. Στα πλαίσια ήταν σημειωματάρια με σημειώσεις, ιδέες και, πάλι, με περιγραφή των καθηκόντων που πρέπει να εκτελέσω. Περιττό να πω, πολύ σπάνια άνοιξα αυτά τα αρχεία και έλεγξα με αυτούς τους καταλόγους. Και αυτό δεν συνέβη τόσο λόγω της έλλειψης πειθαρχίας μου, αλλά λόγω του γεγονότος ότι όλα είχαν κάποια δυσάρεστη εμφάνιση, προκαλώντας μια εσωτερική αίσθηση της ματαιότητας όλων αυτών των δραστηριοτήτων σχεδιασμού.
Συνειδητοποίησα ότι ακόμα δεν είχα πολύ χρόνο, αν και θα μπορούσα να είχα κάνει περισσότερα.
Σε γενικές γραμμές, οι προσπάθειες για την πραγματοποίηση ενός οργανωμένου καταλόγου εργασιών και, το σημαντικότερο, για την παρακολούθησή του, έπεσαν με την πάροδο του χρόνου.
Φυσικά, πραγματοποίησα επείγουσες καθημερινές υποθέσεις, αλλά ταυτόχρονα ένιωσα πόσα "καθήκοντα" και "ιδέες" έχουν ανασταλεί. Όλα αυτά οδήγησαν στο γεγονός ότι άρχισα να αισθάνομαι λιγότερη ικανοποίηση από την εργασία. Υπήρχαν μέρες που επέτρεψα στον εαυτό μου να τελειώσει νωρίτερα. Βγήκα στο δρόμο, πήρα το ποδήλατό μου, αλλά αντί να απολαύσω τον ελεύθερο χρόνο μου, τον οποίο δεν θα ήθελα αν δούλευα στο γραφείο, ήμουν στοιχειωμένος από την αίσθηση ότι δεν είχα κάνει κάτι, κάτι δεν ήταν είχε χρόνο Οι αισθήσεις τελειομανής άρχισαν να εμφανίζονται στις σκέψεις μου: «Πρέπει να κάνω περισσότερα», «Δεν δουλεύω πολύ». Αντιλαμβάνομαι όμως ότι το πρόβλημα δεν είναι το ύψος της εργασίας, αλλά η οργάνωση.
Έτσι αποφάσισα να ξεκινήσω να οργανώσω όλο το χώρο εργασίας μου. Πήρα το εξαιρετικό βιβλίο του David Allen - "Πώς να θέσω τα πράγματα στην τάξη". Έχω ακούσει για το σύστημα GTD για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά μόνο τώρα αποφάσισα να το γνωρίσω καλύτερα.
Τι είναι το GTD;
"Η ημιτελής επιχείρηση παραμένει ημιτελή σε δύο μέρη: στην πραγματικότητα, και στο κεφάλι σας. Η ημιτελή επιχείρηση στο κεφάλι σας απορροφά την ενέργεια της προσοχής σας, γιατί ενοχλεί τη συνείδησή σας ».
~ Brahma Kumaris
Όταν έλαβα αυτό το βιβλίο, περίμενα να διαβάσω κάποιες ασήμαντες συμβουλές για τη διαχείριση του χρόνου, τις οποίες συναντήθηκα σε άλλες πηγές, όπως "διαιρέστε τα πράγματα σε σημαντικά και όχι σημαντικά", "αναθέστε ό, τι μπορεί να μεταβιβαστεί".
Αλλά ο συγγραφέας μιλά για μια τέτοια τυποποιημένη προσέγγιση του "Time Management" ως περιορισμένη και, σε πολλές απόψεις, μη αποτελεσματική. Μου άρεσε το γεγονός ότι ο David Allen δεν αναφέρεται πλέον σε θεωρήσεις της «αποτελεσματικής εργασίας», αλλά στις δυνατότητες και τους περιορισμούς της ανθρώπινης συνείδησης. Για να οργανώσουν τις δικές τους υποθέσεις έτσι ώστε να μην έρχονται σε σύγκρουση με τις ιδιαιτερότητες της σκέψης μας. Η προσέγγιση της GTD βασίζεται εξ ολοκλήρου σε συμπεράσματα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ο εγκέφαλός μας, τον τρόπο με τον οποίο συγκεντρώνει τις πληροφορίες, τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται αδιευκρίνιστα προβλήματα.
Το πιο βασικό ψυχολογικό υπόβαθρο αυτής της φιλοσοφίας είναι το γεγονός ότι οποιαδήποτε ζωτικής σημασίας καθήκοντα, είτε πρόκειται για την ολοκλήρωση ενός σημαντικού έργου είτε για ένα ταξίδι σε ένα μοναστήρι για μια πορεία διαλογισμού, ο εγκέφαλός μας αντιλαμβάνεται ότι είναι άλυτο, διατηρεί κατά νου προκαλώντας ψυχικό στρες, αυτά τα καθήκοντα υπό τη μορφή συγκεκριμένων δράσεων στο πλαίσιο του συστήματος εξωτερικής αποθήκευσης πληροφοριών.
Μην ανησυχείτε και δεν χρειάζεται να ξαναδιαβάσετε αυτή την παράγραφο! Τώρα θα εξηγήσω τι σημαίνει αυτό. Ένα καλό παράδειγμα δίνεται στο βιβλίο "Πώς να θέσετε τα πράγματα στην τάξη". Πέστε, πριν από δέκα χρόνια, υποσχέθηκες στον εαυτό σας να καθαρίσετε το ντουλάπι, αλλά σήμερα δεν το κάνατε. Πώς έχει αποθηκευτεί ο εγκέφαλός σας και έχετε επεξεργαστεί πληροφορίες σχετικά με αυτό το καθήκον για όλα αυτά τα δέκα χρόνια;
Το γεγονός είναι ότι οι ψυχολόγοι είναι σίγουροι ότι η συνείδησή μας στο πλαίσιο των καθηκόντων δεν έχει ιδέα για το παρελθόν και το μέλλον. Αυτές οι ιδέες υπάρχουν μόνο εννοιολογικά, αλλά δεν βρίσκονται στους αλγορίθμους της επεξεργασίας πληροφοριών μέσα στη συνείδηση.
Εάν υποσχεθείτε ότι θα πάρετε το αυτοκίνητο στην υπηρεσία την επόμενη εβδομάδα και ταυτόχρονα θα προσπαθήσετε να διατηρήσετε αυτή τη δέσμευση στο μυαλό σας, το μυαλό σας θα σκεφτεί ότι πρέπει να το κάνετε τώρα, σήμερα, θυμίζοντας συνεχώς για αυτό. Και αύριο θα θεωρηθεί επίσης το ίδιο.
Το μυαλό σας δεν μπορεί απλώς να αποθηκεύσει πληροφορίες για αυτό κάπου στο αρχείο, για να το υπενθυμίσει μετά από επτά ημέρες.
Η εργασία θα είναι στην κατάσταση της "άμεσης λύσης που απαιτείται" κάθε μέρα, μέχρι να πάτε στην υπηρεσία.
Επιστρέφοντας στο παράδειγμα του χάος στο ντουλάπι, μπορούμε να πούμε ότι σε αυτή την περίπτωση έχετε καθαρίσει το ντουλάπι 24 ώρες την ημέρα για τα τελευταία 10 χρόνια! Η συνείδησή σας θεωρούσε το έργο αυτό ως ελλιπές, αφήνοντάς το ένα μέρος στο χώρο της μνήμης σας, δημιουργώντας ένταση και δυσαρέσκεια εξαιτίας ανεκπλήρωτου έργου.
Και για να απελευθερώσετε τη μνήμη σας και να απελευθερώσετε το μυαλό σας από τις ημιτελείς διαδικασίες, τις υπενθυμίσεις για τις οποίες καταθλίβουν οι νοητικοί σας πόροι (ακριβώς όπως οι διαδικασίες υποβάθρου στον υπολογιστή καταναλώνουν επεξεργαστή και πηγές μνήμης, καθιστώντας το μηχάνημα πιο αργό) απαιτούνται δύο βασικές ενέργειες.
- Μεταφέρετε την εργασία από την εσωτερική μνήμη (τον εγκέφαλό σας) στην εξωτερική (τον υπολογιστή, το φορητό υπολογιστή, το tablet, το τηλέφωνο)
- Αποφασίστε ποια θα είναι η επόμενη συγκεκριμένη ενέργεια για την εργασία. Για παράδειγμα, η παγκόσμια αποστολή "επισκευής αυτοκινήτου" μπορεί να αποτελείται από πολλά απλά βήματα. Η πρώτη ενέργεια μπορεί να είναι: "να βρείτε τα κατάλληλα μέρη στο Διαδίκτυο".
Σε αυτή την περίπτωση, η συνείδησή σας θα απελευθερώσει την εσωτερική μνήμη και θα σταματήσει να σας υπενθυμίζει συνεχώς ότι δεν έχετε κάνει ακόμα. Μετά από όλα, έχετε μεταφέρει όλες αυτές τις εργασίες στο εξωτερικό σύστημα.
Αυτά είναι, καταρχήν, τα βασικά σημεία της τεχνολογίας GTD στην οποία στηρίζονται όλα. Αν καταλαβαίνετε αυτή την αρχή, τότε έχετε ήδη μια γενική κατανόηση του τι είναι το GTD. Αυτό το σύστημα είναι αποτελεσματική διαχείριση περιπτώσεων, δημιουργώντας ιδέες, οι οποίες βασίζονται τόσο στην εξωτερική οργάνωση εργασιών μέσα σε αρχεία, ημερολόγια, υπενθυμίσεις, όσο και στην εσωτερική βελτιστοποίηση του έργου της συνείδησης.
Επιπλέον, αυτά τα δύο επίπεδα είναι αλληλένδετα. Η εξωτερική τάξη αποτελεί προϋπόθεση και εργαλείο για οργανωμένη και "καθαρή" συνείδηση. Ένα σαφές μυαλό σας επιτρέπει να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά * και λιγότερο κουρασμένος.
(* Αν και χρησιμοποιώ τη λέξη "δουλειά", δεν σχετίζεται μόνο με τις επαγγελματικές δραστηριότητες, στο πλαίσιο αυτό η εργασία αφορά οποιαδήποτε δραστηριότητα.
Στη συνέχεια, θα μιλήσω για μερικά απλά χαρακτηριστικά αυτού του συστήματος.
Χαρακτηριστικό 1 - Αποφασίστε ποια θα είναι η επόμενη ενέργεια.
"Όταν προγραμματίζετε τη δραστηριότητά σας (πρόθεση υλοποίησης) και αποφασίζετε ποιες ενέργειες θα εκτελέσετε σε ποιο πλαίσιο, είστε σχεδόν αυτόματα συντονισμένοι στην επιθυμητή συμπεριφορά, αντί να συγκεντρώσετε όλη τη θέλησή σας σε μια γροθιά και να αναγκάσετε τον εαυτό σας να κάνει κάτι".
~ Δ. Άλλεν
Εάν διαβάσετε το βιβλίο "Πώς να θέσετε τα πράγματα στην τάξη", τότε θα καταλάβετε ότι αυτός είναι απλά ο χρυσός κανόνας. Ο συγγραφέας επανέρχεται συνεχώς σε αυτόν. Επιπλέον, είναι εμμονή με τη διδασκαλία ολόκληρου του κόσμου για να σκεφτεί κανείς την επόμενη ενέργεια!
Ναι, ο κανόνας είναι σημαντικός, αλλά χρειάζεται χρόνος και πειθαρχία για να γίνει συνήθεια.
Το γεγονός είναι ότι, κατά κανόνα, υποστηρίζουμε τα προβλήματα γενικά και αφηρημένα. «Είναι απαραίτητο να κάνει το παιδί να μάθει καλύτερα», «Πρέπει να είμαι πιο ήρεμος για να συμμετέχω λιγότερο στις συγκρούσεις». Φυσικά, πρέπει να έχουμε κατά νου τη μεγάλη εικόνα, αλλά για να φέρει τα πράγματα σε εκτέλεση, πρέπει να προχωρήσετε στο επόμενο επίπεδο προγραμματισμού, δηλαδή να σκεφτείτε την επόμενη ενέργεια.
Στο πλαίσιο των παραδειγμάτων που εξετάσαμε, αυτό θα μπορούσε να είναι:
- "Βρείτε άρθρα σχετικά με την ανάπτυξη της θέλησης, της πειθαρχίας και του αγώνα με την τεμπελιά στο Διαδίκτυο. Ή βρείτε ένα βιβλίο για αυτό το θέμα σε ένα βιβλίο."
- "Διαβάστε τις τεχνικές χαλάρωσης."
- "Προγραμματίστε μια συζήτηση με το γιο του για τα μαθησιακά προβλήματα του."
Η επόμενη ενέργεια δεν χρειάζεται να είναι ακριβώς η φυσική δράση. "Να σκεφτεί κανείς αν πρέπει να πάω στο κολέγιο καθόλου" είναι επίσης μια ενέργεια. Μπορείτε μόνο να σκεφτείτε το έργο, όχι κατ 'ανάγκη να προχωρήσετε. Αλλά έχοντας ορίσει μόνο αυτό το βήμα, θα απελευθερώσετε ήδη μέρος του εγκεφάλου σας.
Δεν μπορούμε να λύσουμε όλα τα προβλήματα στη ζωή μας. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι η απόφαση "να μην κάνουμε τίποτα" είναι επίσης μια απόφαση.
Αυτό το γεγονός σας επιτρέπει όχι μόνο να εκφορτώσετε τη συνείδηση, αλλά και να επαναφορτίσετε με κίνητρα. Πολλά καθήκοντα, όταν τα παρουσιάζουμε στο μυαλό μας, φαίνονται αδύνατα ή πολύ δύσκολα. "Θεέ μου, θα πρέπει να αποσυναρμολογήσω όλη μου την εξοχική κατοικία, αυτή είναι η εργασία χωρίς τέλος!" Αλλά θα είναι πολύ πιο εύκολο για εμάς να το κατεβούμε αν περιγράψουμε ένα σχέδιο με τις ακόλουθες ενέργειες: «Βρείτε τα σωστά εργαλεία στο Διαδίκτυο». Είναι πιο εύκολο τώρα, έτσι δεν είναι; Και όταν το κάνουμε αυτό, θα νιώσουμε ικανοποίηση να πλησιάσουμε τον τελικό στόχο.
Chip 2- Μεταφορά στο εξωτερικό σύστημα
Όπως ήδη θυμάστε από αυτό το άρθρο, η αξιοποίηση της μνήμης δεν είναι μόνο αναξιόπιστη, αλλά και μη αποτελεσματική όσον αφορά τη χρήση των πόρων του εγκεφάλου σας. Επομένως, ο David Allen συνιστά θερμά να μεταφέρονται όλες οι εργασίες σε ένα εξωτερικό σύστημα, προκειμένου να απελευθερωθεί η μνήμη.
Το εξωτερικό σύστημα μπορεί να είναι tablet, τηλέφωνο, φορητός υπολογιστής, φορητός υπολογιστής. Οποιοσδήποτε βολικός φορέας με τον οποίο μπορείτε να εργαστείτε.
Όπως σημειώνει ο συγγραφέας, πολλοί άνθρωποι, έχοντας συγκεντρώσει για πρώτη φορά όλες τις υποθέσεις και τα έργα τους, αισθάνονται μια μεγάλη ανακούφιση, ένα αίσθημα απελευθέρωσης, αν και μερικές φορές συνορεύει με τρόμο εξαιτίας της κατανόησης του πόσο να κάνει!
Παρεμπιπτόντως, αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο η λίστα εργασιών μου φροντίζει για την προεπεξεργασία. Αφαίρεσα από εκεί πολλά περιττά πράγματα, τα οποία έκανα ήδη ή αποφάσισα να μην κάνουμε καθόλου. Δηλαδή, στο πρώτο στάδιο και πριν από την εφαρμογή του "κανόνα δύο λεπτών" (περίπου κάτω), ήταν πολύ περισσότερο.
Δεν θα ήταν περιττό να πούμε ότι ο κατάλογος εργασιών θα πρέπει να είναι οργανωμένος, βολικός, προσβάσιμος από οποιοδήποτε μέρος ανά πάσα στιγμή. Είναι απαραίτητο να ενημερώνεται συνεχώς και να βελτιώνεται όσο χρειάζεται. Θα πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί του για να ελέγξετε μαζί του την κατάσταση της υλοποίησης των έργων σας.
(Δηλαδή, δεν ήταν ο τρόπος με τον οποίο ήμουν μαζί μου (και ίσως μαζί σας): σωρούς φύλλων και σημειωματάρια σε διάφορα μέρη του χώρου εργασίας μου, τα οποία δεν έχω αντιμετωπίσει ποτέ.)
Και φυσικά !!! Κάθε εργασία πρέπει να καταγραφεί ως το επόμενο βήμα!
Αμήν.
Χαρακτηρισμός 3 - Οργάνωση εργασιών ανά πλαίσιο
"Δεν χρειάζεται μεγάλη δύναμη για να κάνει κάτι. Απαιτούνται πολύ μεγαλύτερες προσπάθειες για να αποφασιστεί τι πρέπει να γίνει. "
~ David allen
Δεν έχω παρατηρήσει το βιβλίο που δίνει άμεσες συστάσεις για το πώς να ταξινομήσετε τα καθήκοντα κατά προτεραιότητες. Ο David Allen είναι βέβαιος ότι η σημασία των διαφόρων καθηκόντων για τη συνείδησή μας δεν είναι τόσο κρίσιμη, καθώς τόσο οι μεγάλες όσο και οι μικρές ανησυχίες λαμβάνουν χώρα στη συνείδησή μας και πρέπει να τις εκπληρώσουμε όλοι (ή να αποφασίσουμε να μην εκτελέσουμε). Δεν έχει γίνει ένα pushover, πληροφορίες για το οποίο αποθηκεύεται στο μυαλό, μπορεί να σας αποσπάσει από τα πιο "σημαντικά" πράγματα. Ωστόσο, παρέχει μια εξαιρετική μέθοδο για την οργάνωση των εργασιών από το πλαίσιο ή από το επίπεδο της ενέργειας.
Μόλις εν μέρει ήρθα σε αυτή τη μέθοδο διαισθητικά, αλλά στη συνέχεια ξέχασα γι 'αυτό επειδή δεν το επισημοποίησα και δεν την έκανα συνήθεια. Για παράδειγμα, υπάρχει ένας μεγάλος κατάλογος εργασιών. Ορισμένες εργασίες απαιτούν πολλή ενέργεια.
Για μένα, αυτό είναι "Απαντήσεις σε σχόλια και υποστήριξη για τους μαθητές", "Άρθρα".
Για ορισμένους δεν αρκεί, για παράδειγμα, "πληρωμή μιας φιλοξενίας", "εργασία με ηλεκτρονικούς λογαριασμούς". Μπορώ να το κάνω εύκολα όταν δεν έχω αρκετό χρόνο για άρθρα.
Οι αποφάσεις για το τι πρέπει να κάνουν τώρα, έβγαλαν από μένα, πρώτον, πολλή ενέργεια και, δεύτερον, είχαν αρνητικές επιπτώσεις στα κίνητρα. Δεν μπορούσα να επιλέξω ένα μάθημα που να ταιριάζει στο ενεργειακό μου επίπεδο και γι 'αυτό έφυγα από τη δουλειά μου, τελειώνοντας την εργάσιμη μέρα με την περίφημη αίσθηση ότι δεν είχα κάνει κάτι. Τώρα, αν έχω λίγη δύναμη και έχω πολύ χρόνο, μπορώ να κάνω ακριβώς το έργο που δεν απαιτεί μεγάλη ποσότητα ενέργειας. Μπορώ απλά να κοιτάξω τη λίστα με το όνομα "χαμηλή ενέργεια" και να κάνω κάτι από αυτό. Όλοι οι έξυπνοι είναι απλοί!
Μπορείτε επίσης να οργανώσετε τη λίστα εργασιών σας με βάση το περιβάλλον, για παράδειγμα "στον υπολογιστή", "στο κατάστημα" κ.λπ. Πολλοί άλλοι τρόποι οργάνωσης παρουσιάζονται στο βιβλίο.
Χαρακτηριστικό 4 - Κανόνας δύο λεπτών
Πολύ απλός, αλλά εξαιρετικά αποτελεσματικός κανόνας. Αν οργανώνουμε πληροφορίες σχετικά με τις υποθέσεις μας στη λίστα των υπενθυμίσεων, μπορούμε να τρομοκρατηθούμε από το μέγεθος αυτής της λίστας. Ευτυχώς, υπάρχει ένας καλός και εύκολος τρόπος για να καθαρίσετε καλά.
Δεν χρειάζεται να καταγράφετε τον εαυτό σας: "απαντήστε στην επιστολή ενός φίλου, πώς θα είναι ο ελεύθερος χρόνος σας", αν αυτή η απάντηση παίρνει λιγότερο από 2 λεπτά!
Ακριβώς απαντήστε τώρα και αφήστε τον εαυτό σας ένα κεφάλι και έναν κατάλογο καθηκόντων από αυτήν την υπόθεση. Όταν, μετά την ανάγνωση του βιβλίου του Δ. Άλεν, άρχισα να γκρεμίζω το γραμματοκιβώτιό μου, βρήκα πολλά αναπάντητα γράμματα εκεί. Φυσικά, μια φορά κι έναν καιρό, τους τράβηξα ως σημαντικά καθήκοντα, αλλά στη συνέχεια ξέχασα γι 'αυτά.
Ως αποτέλεσμα, μετά την ανασκόπηση, απάντησα σε πολλές παλιές επιστολές και δεν μου πήρε πολύ χρόνο. Μερικοί από τους αναγνώστες μου έλαβαν μια απάντηση από μένα ένα χρόνο αργότερα! Μην προσβάλλετε, παρακαλώ, σε μένα, αυτό είναι το αποτέλεσμα ενός γεμάτου γραμματοκιβώτιου και ασήμαντης οργάνωσης υποθέσεων. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
