Πολύ συχνά μπορείτε να ακούσετε πώς κάποιος χάνει πολύ χρόνο. Θα κατάφεραν να κάνουν τα πάντα αν υπήρχαν δύο ή τρεις ώρες περισσότερο την ημέρα. Ταυτόχρονα, υπάρχουν άνθρωποι που διαχειρίζονται με ήρεμο τρόπο τα καθήκοντά τους, ακόμη και τη δυνατότητα να βοηθήσουν άλλους. Γιατί; Μετά από όλα, το πρώτο και το δεύτερο της ημέρας για 24 ώρες. Η διαχείριση του χρόνου απαντά στην ερώτηση αυτή. Τι είναι αυτό; Πώς μπορείτε να μάθετε να διαχειρίζεστε το χρόνο σας; Υπάρχουν αποτελεσματικές μέθοδοι που συμβάλλουν στην ορθολογική ζωή και στην παραγωγικότητα;
Τι είναι η διαχείριση του χρόνου;
Η διαχείριση του χρόνου είναι η τέχνη της διαχείρισης του χρόνου. Περιλαμβάνει μεθόδους καθορισμού στόχων, σχεδιασμού, ελέγχου, κινήτρων, κατάλληλης ιεράρχησης προτεραιοτήτων. Μπορείτε να εξετάσετε τη διαχείριση του χρόνου ως ένα σύνολο τεχνικών που στοχεύουν στη βελτίωση της προσωπικής απόδοσης. Είναι συνηθισμένο να συζητάμε όχι εργαλεία διαχείρισης χρόνου, αλλά μέθοδοι καθορισμού στόχων, κίνητρα, εξουσιοδότηση κ.λπ.
Στη δομή αυτής της διδασκαλίας ξεχωρίζουν τέσσερα κύρια τμήματαπου αποτελούν τη "σκάλα" της διαχείρισης του χρόνου, με βάση τη σύγκριση με το ταξίδι:
- Αποτελεσματικότητα - Απαντά την ερώτηση "πώς να πάτε;"
- Τεχνολογία - να δώσει μια κατανόηση του "τι να συνεχιστεί;"
- Στρατηγική - βοηθά να σχεδιάσετε "πού να πάτε;"
- Φιλοσοφία - δίνει νόημα, απαντώντας "γιατί να πάτε;"
Σχεδιάστε σωστά τη ζωή σας από το τέταρτο τετράγωνο "Γιατί;" στο πρώτο στοιχείο "Πώς;"
Αυτό είναι ένα από τα κύρια σημεία της διαχείρισης του χρόνου - να επιλέξει έναν παγκόσμιο στόχο. Περαιτέρω κατανοήστε την κατεύθυνση για την εφαρμογή της. Κατόπιν προσδιορίστε τους μηχανισμούς επίτευξης. Κατανοήστε ποια εργαλεία χρειάζονται για την υλοποίηση όλων των προγραμματισμένων βημάτων.
Η ίδια η έννοια μιας τέτοιας διατύπωσης του προβλήματος είναι ο εξορθολογισμός του έργου, επειδή η αποτελεσματικότητα ολόκληρης της επιχείρησης εξαρτάται από τον σωστό καθορισμό στόχων και τον προγραμματισμό.
Η εμφάνιση και ο σχηματισμός της διαχείρισης του χρόνου
Η διαχείριση του χρόνου λέξη εμφανίστηκε στη δεκαετία του '70 του εικοστού αιώνα. Σύμφωνα με την κοινή πεποίθηση, ο συγγραφέας του είναι επιχειρηματίας από τη Δανία Klaus Möller. Προσφέρει ένα σημειωματάριο "Time Manager", το οποίο έγινε το πρωτότυπο του διοργανωτή.
Αυτοπροσώπως, όταν γεννήθηκαν τα θεμέλια της διαχείρισης του χρόνου, είναι αδύνατο. Μπορεί να υποστηριχθεί ότι οι προσπάθειες ελέγχου του προσωπικού χρόνου έγιναν στην αρχαία Ρώμη. Η πρώτη γραπτή πηγή είναι οι σημειώσεις του Lucius Seneca που απευθύνονται σε έναν από τους Ρωμαίους πατριώτες. Πρότεινε να συμμετάσχει σε γραπτή λογιστική του χρόνου, να παρακολουθεί τη χρήση του, να αξιολογεί τη ζωή σας. Ο Seneca επεσήμανε την ανάγκη για επιχειρηματικό σχεδιασμό, προσφέροντας να το κάνει αυτό κάθε πρωί. Επίσης, ο ρωμαϊκός φιλόσοφος υπογράμμισε τη σημασία του καθορισμού προτεραιοτήτων προκειμένου να περάσει ο χρόνος με το μέγιστο όφελος.
Πιθανώς, η κατανόηση του χρόνου που εμπλέκονται σε άλλους πολιτισμούς της αρχαιότητας, επειδή οι άνθρωποι παντού αντιμετώπισαν τα ίδια καθήκοντα και προκλήσεις. Σε μια πιο σύγχρονη μορφή, η διαχείριση του χρόνου εμφανίστηκε στα μέσα του 18ου αιώνα και χρονολογείται για την ανάπτυξη της βιομηχανικής επανάστασης.. Με την έλευση και τη μαζική εξάπλωση φυτών και εργοστασίων, η ανθρώπινη εργασία έγινε όλο και λιγότερο εξαρτώμενη από τους φυσικούς παράγοντες. Ως εκ τούτου, είναι δυνατόν να εξορθολογιστούν οι ροές εργασίας.
Οι ιδέες της διαχείρισης του χρόνου είναι κόκκινες μέσω της ζωής πολλών εξέχοντων ανθρώπων. Για παράδειγμα, ο Ιταλός συγγραφέας και λογοτέχνης Leon Battista Alberti, που έζησε στην Αναγέννηση, στα έργα του επεσήμανε τη σημασία της διαχείρισης του χρόνου. Επικεντρώθηκε στην ανάγκη εξορθολογισμού των περιπτώσεων, καθώς και του ημερήσιου προγραμματισμού. Ο ιδεολογικός εμπνευστής των «διαχειριστών του χρόνου» της εποχής του ήταν ο Isaac Newton, ο οποίος διαμόρφωσε σαφώς τις αρχές της δομής του σύμπαντος. Οι ιδέες που πρότεινε ο ίδιος ώθησαν πολλούς συγχρόνους να σκεφτούν για τον εξορθολογισμό της ζωής τους.
Ένας από τους σημαντικότερους υποστηρικτές της διαχείρισης του χρόνου ήταν Ο Γερμανός φιλόσοφος Immanuel Kantη οποία βελτίωσε το πρόγραμμά της σε τέτοιο βαθμό ώστε οι γείτονες να ελέγξουν το ρολόι σε αυτό.
Αμερικανός πολιτικός Benjamin franklinο οποίος έδωσε στον κόσμο τη γνωστή φράση "Ο χρόνος είναι χρήμα", κράτησε ένα προσωπικό ημερολόγιο, φθάνοντας έτσι σε σημαντικά ύψη αυτοέλεγχου. Οι απλές και αποτελεσματικές συστάσεις του Franklin αποτέλεσαν τη βάση πολλών δημοφιλών εκπαιδεύσεων διαχείρισης χρόνου.
Σημαντικό ρόλο στην ανάπτυξη της διαχείρισης του χρόνου διαδραμάτισε ένας Αμερικανός μηχανικός. Φρέντερικ Τέιλορπου έθεσε τα θεμέλια της σύγχρονης διαχείρισης και της επιστημονικής οργάνωσης της εργασίας (ΟΧΙ). Ο Taylorism, ως θεωρία διαχείρισης, είχε απτό αντίκτυπο στην αύξηση της παραγωγικότητας.
Είναι αδύνατο να μην θυμηθούμε τον Ιταλό οικονομολόγο Wilfredo Pareto, η οποία διατύπωσε την παγκοσμίως γνωστή αρχή διαχείρισης χρόνου "20:80". Αυτό αποκρυπτογραφείται: το 20% των προσπαθειών φέρνει το 80% του αποτελέσματος και το αντίστροφο. Εάν ορίσετε αυτό το πολύ "είκοσι", μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την προσωπική αποτελεσματικότητα.
Δεν είναι λιγότερο σημαντική η συμβολή του 34ου Προέδρου των Ηνωμένων Πολιτειών Dwight David Eisenhower, η οποία ανέπτυξε μια πολύ βολική μέθοδο ιεράρχησης, που ονομάζεται "μήτρα Eisenhower". Πρότεινε να χωρίσει όλες τις περιπτώσεις, ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους. Υπάρχουν τέσσερις τύποι εργασιών:
- Σημαντικό, επείγον.
- Σημαντικό, όχι επείγον.
- Δεν είναι σημαντικό, επείγον.
- Δεν είναι σημαντικό, όχι επείγον.
Δίνοντας προσοχή στους δύο πρώτους τύπους και αποφεύγοντας το τρίτο ή το τέταρτο, ένα άτομο θα μάθει πώς να χρησιμοποιεί το χρόνο του πιο αποτελεσματικά.
Με την πάροδο του χρόνου, άρχισαν να εμφανίζονται ροές χρόνου διαχείρισης χρόνου. Για παράδειγμα, η διαχείριση του χρόνου για τις γυναίκες, για τους άνδρες, για τους επιχειρηματίες, για τους μαθητές, για τους μαθητές, κ.λπ.
Οι δημοφιλείς συγγραφείς της εποχής του 21ου αιώνα: ο Brian Tracy, ο David Allen, ο Stephen Covey, ο Alan Lakean, ο Dan Kennedy, ο Kerry Gleason, ο Sir Richard Branson, ο Dave Crenshaw, ο Peter Bregman, ο Atul Gawande κ.α. διαχειριστές χρόνου σε όλο τον κόσμο. Θα συζητήσουμε περαιτέρω τις βασικές ιδέες αυτής της κατεύθυνσης.
Εργαλεία διαχείρισης χρόνου
Οι βασικές αρχές της διαχείρισης του χρόνου σχετίζονται κυρίως με συναφή θέματα:
- Ρύθμιση στόχου
- Σχεδιασμός.
- Προτεραιότητα;
- Κίνητρο.
- Αντιπροσωπεία
Είναι λογικά διασυνδεδεμένα μεταξύ τους, συμπληρώνοντας τη συνολική εικόνα της ορθολογικής χρήσης του χρόνου.
Ρύθμιση στόχου
Ο στόχος είναι το κύριο ορόσημο, το οποίο σας επιτρέπει να μην αποκλίνετε από την επιλεγμένη διαδρομή. Η ρύθμιση στόχων είναι μια θεμελιώδης διατριβή διαχείρισης χρόνου που βοηθά στην πρόβλεψη εξοικονόμησης χρόνου πριν ξεκινήσει η εργασία.
Τις περισσότερες φορές, υπάρχει μια μέθοδος ρύθμισης στόχου που ονομάζεται SMART. Αυτή η σύντμηση σημαίνει την εκπλήρωση των ακόλουθων κριτηρίων για την επιλογή ενός στόχου:
- Συγκεντρωτικό (Ειδικό) - σαφή κατανόηση του αναμενόμενου αποτελέσματος.
- Μέτρηση (μέτρηση) - ποσοτική ή ποιοτική αξιολόγηση.
- Προσβασιμότητα (Achievable) - η ικανότητα εκτέλεσης της εργασίας.
- Σχετική - η ανάγκη εφαρμογής ·
- Περιορισμοί χρόνου - ορισμός χρονικού πλαισίου.
Αν ο στόχος αυτός είναι σύμφωνος με την αρχή SMART, τότε θα είναι δυνατή η επίτευξή του με τη μεγαλύτερη δυνατή προσπάθεια οικονομίας.
Σχεδιασμός
Η απουσία ενός σχεδίου ή μιας στρατηγικής έχει καταστρέψει πολλές υποσχόμενες επιχειρήσεις. Εκτός από την ευαισθητοποίηση του στόχου, θα πρέπει να γίνει κατανοητό και ποια "βήματα" είναι απαραίτητα για την εφαρμογή του. Επιπροσθέτως, είναι επιθυμητό να ελέγχονται τα ληφθέντα αποτελέσματα.
Πολλές μέθοδοι σχεδιασμού έχουν εφευρεθεί, αλλά με τη διαχείριση του χρόνου ένα από τα πιο δημοφιλή θεωρείται άκαμπτος προγραμματισμός. Συνιστάται να προγραμματίσετε όχι περισσότερο από το 60% της ημέρας σας, αφήνοντας το 40-50% του χρονοδιαγράμματος για απρόβλεπτες καταστάσεις. Είναι επιθυμητό να περιγράψουμε τα πιο σημαντικά καθήκοντα, ενώ θα θέσουμε ένα είδος "αποθεματικού" για μια ποικιλία ανωτέρας βίας. Έτσι, θα είναι δυνατό να αποφύγετε αρνητικά συναισθήματα από το να μην εκπληρώσετε ή να προσαρμόσετε τα σχέδιά σας. Εξοικονόμηση της ειρήνης του μυαλού είναι μια από τις κορυφαίες προτεραιότητες διαχείρισης.
Προτεραιότητα
Προτεραιότητα είναι η σειρά με την οποία εκτελούνται διάφορες εργασίες. Σύμφωνα με το νόμο, που ονομάζεται "πορτοφόλι του Miller", η μνήμη ενός ατόμου μπορεί να κρατήσει 7 ± 2 στοιχεία. Αυτό σημαίνει ότι ένα κανονικό άτομο μπορεί εύκολα να διαχειριστεί από 5 έως 9 διαφορετικές περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένων χόμπι και οικιακές εργασίες. Αν είναι λιγότερο, τότε η ζωή θα γίνει βαρετή, και αν είναι περισσότερη, τότε ο εγκέφαλος δεν θα μπορέσει να επεξεργαστεί ολόκληρο το φάσμα των πληροφοριών. Αλλά υπάρχει ο νόμος του Pareto, σύμφωνα με τον οποίο το 20% των προσπαθειών φέρνει το 80% του αποτελέσματος και το αντίστροφο. Η επιλογή των προτεραιοτήτων σας επιτρέπει να εστιάσετε σε εκείνες τις δραστηριότητες που παρέχουν το μέγιστο αποτέλεσμα.
Μία από τις καλύτερες πρακτικές για την επιλογή προτεραιοτήτων είναι η "μήτρα Eisenhower", η οποία αναφέρθηκε παραπάνω στο κείμενο. Διαχωρίζοντας τα καθήκοντά σας, ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους, μπορείτε να δημιουργήσετε εύκολα μια ιεραρχία επιλέγοντας τους πιο συναφείς και αποτελεσματικούς τομείς.
Κίνητρο
Χωρίς τα κατάλληλα κίνητρα, η επιθυμία για εργασία εξαφανίζεται και η παραγωγικότητα της εργασίας μειώνεται στο ελάχιστο. Ο υπεύθυνος χρόνου πρέπει να είναι σε θέση να εμπνεύσει τον εαυτό του και τους άλλους. Μια εξαιρετική μέθοδος κινήτρου είναι η "αρχή της αγκυροβόλησης". Υπονοεί ένα συγκεκριμένο έπαινο για την εκτέλεση συγκεκριμένης εργασίας.
Για παράδειγμα, ένας μαθητής του αρέσει να παίζει την κονσόλα, αλλά να μην κάνει την εργασία. Οι γονείς μπορούν να υπογράψουν μια σύμβαση μαζί του ότι για την εργασία θα έχει την ευκαιρία να παίξει. Σταδιακά, το παιδί θα συνηθίσει στο γεγονός ότι το παιχνίδι ακολουθείται από μαθήματα, αναπτύσσοντας έτσι ένα είδος αντανακλαστικού. Ομοίως, μπορείτε να κάνετε σε περίπτωση αυτοκίνησης.
Αντιπροσωπεία
Η ικανότητα να μεταβιβάζονται (μεταβιβάζουν) τα καθήκοντά τους σε άλλους, προκειμένου να εξοικονομηθεί προσωπικός χρόνος, είναι μια εξαιρετικά χρήσιμη ικανότητα για οποιονδήποτε διευθυντή χρόνου. Η κυριαρχία του δεν είναι τόσο δύσκολη. Το κύριο πράγμα που πρέπει να θυμόμαστε 10 βασικές αρχές της εξουσιοδότησης:
- Παροχή του εκτελεστή με την απαραίτητη υποστήριξη.
- Ευθύνη για τα αποτελέσματα του έργου του.
- Προκαταρκτική ενημέρωση σχετικά με την παραγγελία.
- Συμμετοχή του ερμηνευτή στην διαδικασία.
- Μια σαφής περιγραφή του αναμενόμενου αποτελέσματος.
- Η διατύπωση κανόνων και κανόνων εργασίας.
- Κίνητρο του εκτελεστή, ένδειξη των συμφερόντων του.
- Ο προσδιορισμός των δικαιωμάτων και των υποχρεώσεων.
- Τακτική παρακολούθηση στα στάδια εφαρμογής ·
- Προβλεπόμενη πιθανή αποτυχία και "επιστροφή" εξουσίας.
Η συμμόρφωση με αυτούς τους κανόνες συμβάλλει στην αποφυγή πολλών «παγίδων» της αντιπροσωπείας, η πιο επικίνδυνη από την οποία είναι η ανάγκη αναδόμησης της εργασίας.
Το θέμα της εξουσιοδότησης εμπεριέχει έμμεσα την ικανότητα να λέει "Όχι". Εκτός από την εκμάθηση πώς να μετατοπίζετε τη συνήθη εργασία σε άλλους, είναι σκόπιμο να μπορείτε να αρνηθείτε αν προσπαθήσουν να το κάνουν αυτό μαζί σας.
Μέθοδοι διαχείρισης χρόνου
Εκτός από το λεξικό από σχετικές περιοχές, η διαχείριση του χρόνου έχει μια μοναδική ορολογία, καθώς και πρωτότυπες μεθόδους. Πρώτα απ 'όλα, αξίζει να σημειωθεί η έννοια του "χρονοφάγου", ο αγώνας με τον οποίο βοηθάει στην εξοικονόμηση σημαντικού χρόνου. Ο χρονοφάγος σημαίνει κυριολεκτικά "ο χρόνος-τρώγων". Αυτές είναι όλες οι συνήθειες, οι καταστάσεις, ακόμα και οι άνθρωποι που μας αποσπούν από την εκτέλεση πραγματικά σημαντικών καθηκόντων. Αντίθετα, συναντούν τους "χρονομεριστές" οι οποίοι, αντίθετα, βοηθούν να σώσουν αυτόν τον πολύτιμο πόρο. Παρεμπιπτόντως, ακόμα και ο όρος είναι "ο μπακίλλος της διαχείρισης του χρόνου", που σημαίνει βελτιστοποίηση εκτός από τον χρόνο του, αλλά και την καθημερινή ρουτίνα των γύρω ανθρώπων, συμπεριλαμβανομένων των οικογενειών, των φίλων και των εργαζομένων, μετατρέποντας τους σε έναν πραγματικό "φύλακα" για αυτούς.
Από τη μεθοδολογία διαχείρισης χρόνου, οι δημοφιλείς μέθοδοι ονομάζονται "μέθοδος τομάτας", "μέθοδος βάτραχος", "μέθοδος ελέφαντα", "μέθοδος ελβετικού τυριού" και πολλά άλλα. άλλα
Μέθοδος τομάτας
Εκτός από την ικανότητα εργασίας, είναι πολύ σημαντικό να μαθαίνετε και να χαλαρώνετε. Αλλά η ισορροπία μεταξύ φορτίου και ανάκτησης δεν είναι πάντα εφικτή. Αυτό είναι γεμάτο με την ανάπτυξη της κόπωσης. Ένας έξυπνος φοιτητής από την Ιταλία, Francesco Cirillo, πρότεινε μια αρχική προσέγγιση που ονομάζεται "μέθοδος Pomodoro". Συνίσταται στη διάσπαση του έργου σε διαστήματα 25 λεπτών, τα οποία εναλλάσσονται με περιόδους ανάπαυσης τριών λεπτών - "ντομάτες". Μετά από τέσσερις τέτοιους κύκλους, λαμβάνεται ένα διάλειμμα 15-30 λεπτών. Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει να διατηρείτε την απόδοση και τον ενθουσιασμό σας περισσότερο.
Μέθοδος βάτραχος
Στην Ευρώπη, υπάρχει η έκφραση "φάτε έναν βάτραχο για πρωινό". Σημαίνει τα εξής. Αν εκτελέσετε το πιο δυσάρεστο έργο το πρωί, ο βάτραχος, τότε η υπόλοιπη μέρα θα γεμίσει με θετικά συναισθήματα. Αυτή η μέθοδος διαχείρισης χρόνου έχει ως στόχο τη μείωση του στρες, την ομαλοποίηση του συναισθηματικού περιβάλλοντος και την ψυχολογική ανακούφιση ενός ατόμου.
Μέθοδος ελέφαντα
Κάτω από τον "ελέφαντα" στη διαχείριση του χρόνου συνεπάγεται ένα μεγάλο και άβολο έργο. Για να εκτελέσετε ένα τέτοιο έργο, αρχικά, θα πρέπει να χωριστεί σε υποτμήματα, δηλαδή - "Κόψτε τον ελέφαντα σε μπριζόλες". Για παράδειγμα, εάν είναι απαραίτητο να εκτελέσετε επισκευές σε ένα διαμέρισμα, ένας "ελέφαντας" μπορεί να χωριστεί σε μια κουζίνα, μπάνιο, μπαλκόνι, καθιστικό, υπνοδωμάτιο. Αυτοί, με τη σειρά τους, "χωρίζονται" στην αριστερή ή τη δεξιά πλευρά, κλπ.
Ελβετική μέθοδος τυριού
Μια άλλη τεχνική για την καταπολέμηση των "ελεφάντων", αλλά αυτή τη φορά, χωρίς αυστηρή τάξη. Εάν κάποιος αντιμετωπίζει ένα έργο μεγάλης κλίμακας, χωρίς να γνωρίζει σε ποια πλευρά θα την «πλησιάσει», θα πρέπει να μάθει από ένα ποντίκι που τυλίγει κομμάτια τυριού με τυχαία σειρά. Σταδιακά, το τυρί "ξεπαγώνει" στα μάτια, μετατρέποντας σε μια εργασία ανάλογη με τις δυνατότητες του καλλιτέχνη.
Η διαχείριση του χρόνου περιλαμβάνει πολλούς αλληλένδετους τομείς. Δεν είναι δυνατόν να κυριαρχήσει ολόκληρο το οπλοστάσιο των μεθόδων του, αλλά ο καθένας μπορεί να εφαρμόσει τουλάχιστον ορισμένες από τις αρχές αυτής της διαχείρισης στη ζωή τους. Εάν το κάνετε αυτό χωρίς φανατισμό, χωρίς να μετατραπείτε σε ρομπότ, τότε μια τέτοια άσκηση θα είναι επωφελής, βοηθώντας πάντα να βρείτε χρόνο για δουλειά, προσωπική ζωή και αυτο-ανάπτυξη.
