Στο καθημερινό λεξιλόγιο, η φράση "Όλα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο". Σημαίνει ότι τα πάντα συμβαίνουν όπως προβλέπεται, χωρίς την παραμικρή έκπληξη ή εκπλήξεις. Αλλά γιατί είναι τόσο σημαντικό; Γιατί χρειάζεστε ένα σχέδιο δράσης; Τι είναι αυτό; Είναι δυνατή η επίτευξη των στόχων χωρίς προκαθορισμένη σειρά δράσης; Είναι ένα σχέδιο που απαιτείται μόνο για εργασιακές εργασίες ή είναι αναντικατάστατο στη ζωή; Πώς να μάθετε να προγραμματίζετε το χρόνο σας; Είναι δύσκολο να το κάνεις; Υπάρχουν αποτελεσματικές τεχνολογίες; Σχεδιάζουμε τα επόμενα δέκα λεπτά για να εξοικειωθούμε με αυτό το ζήτημα.
Τι είναι ένα σχέδιο;
Ένα σχέδιο είναι μια σκόπιμη ενέργεια που είναι απαραίτητη για την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί εντός της προθεσμίας. Συνοπτικά, η προετοιμασία του σχεδίου αποτελείται από τα ακόλουθα στοιχεία:
- Ρύθμιση στόχου - ρύθμιση στόχων
- Σχεδιασμός - πρόγραμμα δράσης.
- Σχεδίαση παραλλαγών - επιλογή από διάφορες ιδέες.
- Προθεσμία - προθεσμίες.
- Ορισμός των πόρων - τι χρειάζεται, πού να το αποκτήσετε?
- Προσδιορισμός των εκτελεστών - ποιος θα εκτελέσει το έργο?
- Σταθεροποίηση των αποτελεσμάτων - κατασκευή μοντέλου, σχεδίου ή έργου.
Για παράδειγμα, μια επιχείρηση θέλει να διαθέσει στην αγορά μια νέα σειρά προϊόντων. Για αρχή, διατυπώστε το στόχο και τους στόχους. Κάντε σκίτσα ενός κατά προσέγγιση προγράμματος ενεργειών, καθορίζοντας στρατηγική και τακτική. Στη συνέχεια, ορίστε τις προθεσμίες για την ανάθεση, όλες τις υποπαραγράφους της. Στη συνέχεια, αναζητούν τους απαραίτητους πόρους, τις πηγές τους και επίσης καθορίζουν τους τομείς ευθύνης των επιμέρους καλλιτεχνών. Τέλος, καταγράφουν σκέψεις σε ένα φυσικό μέσο (χαρτί ή ψηφιακό έγγραφο), αρχίζοντας να τις εφαρμόζουν. Αυτό το σχήμα απλοποιείται, καθώς υπάρχουν διαφορετικοί τύποι σχεδιασμού. Η εφαρμογή τους προϋποθέτει την εκπλήρωση ορισμένων ειδικών απαιτήσεων.
Ποιοι τύποι προετοιμασίας σχεδίου υπάρχουν;
Η τυπολογία του σχεδιασμού είναι εκτεταμένη και διαφέρει ως προς το πεδίο εφαρμογής, το χρονοδιάγραμμα, τα αντικείμενα, το περιεχόμενο, το βάθος, τη δέσμευση, την τάξη, τη λογιστική, τους τομείς, το συντονισμό των αποφάσεων σχεδιασμού. Στην πραγματικότητα, όλα είναι αρκετά απλά και λογικά. Έτσι, τα σχέδια είναι:
- Με πεδίο εφαρμογής:
- Γενικά - λάβετε υπόψη όλες τις λεπτομέρειες του έργου.
- Μερική - περιγράψτε συγκεκριμένα στοιχεία.
- Όσον αφορά την εφαρμογή:
- Μακροπρόθεσμα - συνεπάγεται αναπτυξιακή στρατηγική για περίοδο μεγαλύτερη των 5 ετών.
- Μεσοπρόθεσμα - καλύπτουν περίοδο από ένα έτος έως πέντε έτη.
- Βραχυπρόθεσμα - επίλυση τρεχόντων προβλημάτων (έως 1 έτους).
- Με αντικείμενα:
- Στόχοι του προγράμματος - ρύθμιση στόχου.
- Σχέδιο κεφαλαίων - ο καθορισμός του προϋπολογισμού και του εξοπλισμού.
- Εκτελεστικό σχέδιο - ο διορισμός υπεύθυνου.
- Σχέδιο προγράμματος - Ανάπτυξη κατάλληλων προγραμμάτων.
- Σχέδιο Δράσης - κατανόηση της απαιτούμενης προσπάθειας.
- Περιεχόμενο:
- Τακτικό σχέδιο - οι προϋποθέσεις για την επίτευξη των στόχων.
- Στρατηγικό σχέδιο - η κύρια κατεύθυνση της εργασίας.
- Επιχειρησιακό ημερολογιακό πρόγραμμα - προδιαγραφές και προθεσμίες καθορισμού.
- Επιχειρηματικό σχέδιο - Λογαριασμός για όλους τους δείκτες που παίζουν ρόλο στην επίτευξη του στόχου.
- Ανάλογα με το βάθος:
- Συγκεντρωμένα - λάβετε υπόψη τις γενικές παραμέτρους.
- Λεπτομερής - υπολογίστε όλες τις πιθανές λεπτομέρειες.
- Με υποχρέωση:
- Υποχρεωτική (οδηγία) - αυστηρά καθορισμένη.
- Προαιρετικό (ενδεικτικό) - μάλλον συστημικό.
- Ανάλογα με τη σειρά εκτέλεσης:
- Παραγγελίες - απαιτώντας διαδοχική εκτέλεση.
- Έκτακτη - εμφανίζονται ως απαραίτητες.
- Συρόμενες - προτείνουν τη δυνατότητα επέκτασης.
- Με λογιστικά στοιχεία:
- Σκληρά σχέδια - υποχρεωτική συμμόρφωση με όλους τους κανονισμούς.
- Ευέλικτα σχέδια - η δυνατότητα απόκλισης από ένα δεδομένο μάθημα.
- Στερεά ευέλικτα σχέδια - ο συνδυασμός ευέλικτων και άκαμπτων σχεδίων.
- Με εφαρμογή:
- Μάρκετινγκ - καθορισμός της παγκόσμιας στρατηγικής της εταιρείας.
- Χρηματοοικονομική - κατανόηση της οικονομικής συνιστώσας.
- Υλικό και τεχνική βάση παραγωγής ·
- Έρευνα - ο σχηματισμός της βασικής έννοιας.
- Ατομική - δόμηση της προσωπικής απόδοσης.
- Με το συντονισμό στο χρόνο:
- Ταυτόχρονα σχέδια - αποτελούνται από ένα μόνο στάδιο.
- Τα διαδοχικά σχέδια - λαμβάνουν χώρα σε περίπτωση μακράς διαδικασίας που αποτελείται από ξεχωριστά στάδια.
Οι απαριθμούμενοι τύποι σχεδίων είναι στις περισσότερες περιπτώσεις καθολικοί και μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο για εταιρικούς σκοπούς όσο και για την ενίσχυση της προσωπικής αποτελεσματικότητας ενός ατόμου. Για παράδειγμα, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την κατάρτιση ενός ημερήσιου σχεδίου. Τι είναι αυτό; Ας μιλήσουμε περισσότερο.
Ποιο είναι το σχέδιο ημέρας;
Το σχέδιο της ημέρας - μια στοχαστική ακολουθία δράσεων για την επόμενη μέρα. Οι ειδικοί προγραμματισμού συμβουλεύουν να το κάνουν δύο φορές. Την πρώτη φορά - το βράδυ, και τη δεύτερη - το πρωί, λαμβάνοντας υπόψη τις πιθανές αλλαγές.
Είναι καλύτερα να έχετε κατά νου τα φυσιολογικά χαρακτηριστικά ενός ατόμου, να λαμβάνετε υπόψη τους καθημερινούς βιορυθμούς. Για παράδειγμα, η εγκεφαλική δραστηριότητα ενεργοποιείται από περίπου 10.00 έως 12.00. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπορείτε να προγραμματίσετε τις πιο σημαντικές εργασίες.
Περαιτέρω ενέργεια πέφτει. Θα πρέπει να αναπληρώνονται κατά τη διάρκεια του γεύματος. Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να επιτρέψει στο σώμα να χαλαρώσει, να ξεκουραστεί. Από τις 14.00 έως τις 16.00 γίνεται εκ νέου ενεργοποίηση της πνευματικής και δημιουργικής δραστηριότητας. Αυτή τη στιγμή είναι σκόπιμο να διεξάγονται συναντήσεις ή συζητήσεις.
Πιο κοντά στις 17:00 υπάρχει μια κορυφή φυσικής κατάστασης. Συνιστάται να αφιερώσετε αυτή τη φορά σε αθλητικές ή υπαίθριες δραστηριότητες. Στη συνέχεια ακολουθεί δείπνο, χαλάρωση.
Κατανοώντας τα πιο παραγωγικά χρονικά διαστήματα, είναι ευκολότερο να ζωγραφίσετε σημαντικά καθήκοντα για αυτή τη φορά, προκειμένου να το διεκπεραιώσετε όσο πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά γίνεται.
Μέθοδοι Σχεδιασμού
Μεταξύ των ποικίλων επιλογών για την εκπόνηση σχεδίων, υπάρχουν αρκετές από τις πιο αποτελεσματικές, οι οποίες είναι ιδιαίτερα δημοφιλείς από τους υποστηρικτές της διαχείρισης του χρόνου:
- Σχεδιασμός ABC
- Eisenhower Matrix;
- Διάγραμμα Gantt;
- SMART σχεδιασμός?
- GTD τεχνική.
Αυτές οι μέθοδοι μπορούν να εφαρμοστούν ξεχωριστά ή σε συνδυασμό μεταξύ τους. Κάθε ένα από αυτά είναι αποτελεσματικό στην επίλυση συγκεκριμένων προβλημάτων, εστιάζοντας σε μια συγκεκριμένη πτυχή του σχεδιασμού. Για παράδειγμα, η επιλογή των προτεραιοτήτων, ο καθορισμός στόχων ή η παραγγελία παραγγελιών.
Σχεδιασμός ABC
Αυτή η μέθοδος κατάρτισης σχεδίων είναι εν μέρει συγκρίσιμη με τον κανόνα Pareto, σύμφωνα με την οποία το 20% των προσπαθειών φέρνει το 80% του αποτελέσματος και το αντίστροφο. Αν μάθετε να εντοπίσετε τις πιο παραγωγικές περιοχές, θα σας δώσουν το μερίδιο "επιτυχίας του λέοντος". Έτσι, η μεθοδολογία ABC βασίζεται στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων, ανάλογα με τη σημασία τους:
- Α - τα πιο σημαντικά καθήκοντα (κατά κανόνα, δεν υπάρχει περισσότερο από 15% από αυτά, αλλά δίνουν περίπου το 65% του αποτελέσματος)?
- Β - θέματα μεσαίας σημασίας (υπάρχουν περίπου 20% και η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής τους είναι εντός του 20%).
- Γ - δεν είναι σημαντικά καθήκοντα (παρέχουν 15% επιτυχία όταν γεμίσει το 65% του χρόνου).
Αφού προσδιορίσει και συγκεντρώσει τις προσπάθειές του στην εκτέλεση καθηκόντων από την κατηγορία Α, ένα άτομο βελτιώνει σημαντικά την προσωπική ή εργασιακή αποτελεσματικότητά του, αφού ξοδεύει λιγότερο χρόνο σε άχρηστη εργασία.
Eisenhower Matrix
Αποτελεσματικός σχεδιασμός, βασισμένος σε μια επιλογή προτεραιοτήτων, η οποία πήρε το όνομά του από τον Αμερικανό διοικητή και πρόεδρο, Dwight David Eisenhower. Σύμφωνα με αυτή τη μέθοδο, τα σχέδια πρέπει να διαμορφωθούν με βάση τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα των υποθέσεων. Γραφικά, μοιάζει με ένα τεταρτημόριο χωρισμένο σε τέσσερα μέρη:
- Σημαντικά, επείγοντα καθήκοντα - αναπτυξιακός τομέας.
- Σημαντικά, όχι επείγοντα καθήκοντα - ένα τετράγωνο απαραίτητων υποθέσεων.
- Δεν είναι σημαντικό, επείγοντα καθήκοντα - ζώνη "ρουτίνα"?
- Δεν είναι σημαντικές, όχι επείγουσες εργασίες - ζώνη απώλειας χρόνου.
Τα πρώτα δύο σημεία αποτελούν μια ζώνη ανάπτυξης και επιτυχίας. Το τρίτο και το τέταρτο οδηγούν τους ανθρώπους στη ρουτίνα. Ως εκ τούτου, είναι καλύτερο να τα αποφύγετε κατά τον προγραμματισμό, την ικανότητα να μεταβιβάζετε τέτοια καθήκοντα.
Γράφημα Gantt
Ένας καλός τρόπος να απεικονίσετε τι σχεδιάζεται είναι να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα Gantt. Η ουσία της μεθόδου συνίσταται στην κατασκευή λωρίδων που παρουσιάζουν μεμονωμένες εργασίες, ακολουθούμενες από την τοποθέτησή τους κατά μήκος του χρονικού άξονα. Η χρήση διαγραμμάτων στήλης (ιστογράμματα) για την υλοποίηση των σχεδίων τους προτάθηκε από έναν αμερικανικό μηχανικό και έναν ειδικό στην επιστημονική διαχείριση - Henry Lawrence Gantt.
Αυτή η μέθοδος λειτουργεί εκτός από άλλες τεχνολογίες, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε οπτικά όλα τα στάδια της υλοποίησης του έργου, καθώς και να κατανοείτε την αποτελεσματικότητα των προσπαθειών που καταβάλλονται.
Σχεδιασμός SMART
Αναφέρεται μάλλον στο πεδίο του καθορισμού στόχων, αλλά χωρίς σωστά καθορισμένους στόχους είναι αδύνατο ένα καλό σχέδιο. Σύμφωνα με αυτή την τεχνολογία, όλοι οι στόχοι πρέπει να αναλυθούν με βάση τα βασικά κριτήρια:
- Συγκεκριμένες - συγκεκριμένες;
- Μέτρητο · μετρήσιμο.
- Προσιτό - προσβασιμότητα;
- Σχετική - συγκρισιμότητα με άλλα καθήκοντα.
- Χρονική - περιορισμένη στο χρόνο.
Εάν ο στόχος ικανοποιεί αυτές τις απαιτήσεις, η περαιτέρω ανάπτυξη του σχεδίου δεν θα προκαλέσει σοβαρές δυσκολίες, δεδομένου ότι η επιτυχία θα τεθεί στην αρχή αυτής της εργασίας.
GTD τεχνική
Η αρχική μέθοδος που αναπτύχθηκε από τον αμερικανικό σύμβουλο εμπειρογνωμόνων και διαχείρισης χρόνου David Allen. Η συντομογραφία GTD σημαίνει "φέρνει τα πράγματα στο τέλος". Αυτή η τεχνολογία παρέχει έναν σαφή αλγόριθμο ενεργειών για την οργάνωση της ζωής σας. Οι συστάσεις ξεκινούν με την κατάλληλη οργάνωση του χώρου εργασίας. Στο μέλλον, είναι απαραίτητο να εξορθολογίζετε όλες τις υποθέσεις και τα σχέδιά σας, κάνοντας λίστες χρησιμοποιώντας ένα ημερολόγιο-χρονοδιάγραμμα:
- Οι ακόλουθες ενέργειες καλύπτουν το βραχυπρόθεσμο.
- Έργα - εργασίες που εκτελούνται για μεγάλο χρονικό διάστημα.
- Αναβαλλόμενη - τμήμα εξουσιοδότησης που έχει εκχωρηθεί σε κάποιον.
- Δεν είναι υποχρεωτικό - ασαφή θέματα για κάποιο χρονικό διάστημα.
Σύμφωνα με τη μέθοδο GTD, για επιτυχή προγραμματισμό είναι απαραίτητο να απαντηθούν τα ακόλουθα ερωτήματα:
- Ποιος στόχος πρέπει να επιτευχθεί;
- Πώς θα εφαρμοστεί;
- Ποια είναι η πορεία προς την επίτευξη του στόχου;
Έχοντας απλοποιήσει τα καθήκοντά τους και απαντώντας στις αναφερόμενες ερωτήσεις, γίνεται πολύ πιο εύκολο για ένα άτομο να καταρτίσει ένα κατάλληλο σχέδιο δράσης και να το εφαρμόσει.
Τι είναι ένα σφάλμα σχεδιασμού;
Ανεξάρτητα από το πόσο άψογο μπορεί να φανεί το σχέδιο, ούτως ή άλλως, δεν μπορεί να ασφαλιστεί από λάθη. Η ουσία τους έγκειται σε μια υπερβολικά αισιόδοξη προσέγγιση των προβλέψεων. Ένα εντυπωσιακό παράδειγμα είναι η δουλειά που διαρκεί μια ώρα και μισή, αντί για τα προγραμματισμένα 60 λεπτά. Τόσο τα ατομικά όσο και τα συλλογικά σχέδια υπόκεινται σε παρόμοιες ανακρίβειες.
Οι κύριες αιτίες των σφαλμάτων:
- Ανεπαρκής χρήση της προηγούμενης εμπειρίας.
- Η τάση να μεταδίδεται η επιθυμία για πραγματικότητα.
- Την τάση να υποστηρίζουμε τις καθυστερήσεις του παρελθόντος μόνο από εξωτερικούς παράγοντες.
- Εσφαλμένες εκτιμήσεις και αντιλήψεις για το χρόνο.
- Επιφανειακή στάση απέναντι στην εργασία.
Εκτός από τη σπατάλη χρόνου, τα λάθη στα σχέδια είναι γεμάτα με απώλειες οικονομικών ή παραγωγικών πόρων, ή ακόμη και η υλοποίηση του έργου αμφισβητείται. Συνεπώς, συνιστάται να τοποθετείται ένα συγκεκριμένο "απόθεμα" χρόνου και προσπάθειας σε οποιοδήποτε σχέδιο, επιτρέποντάς σας να κάνετε ελιγμούς σε περίπτωση απρόβλεπτων περιστάσεων ή προσαρμογής των καθηκόντων.
Ανεξάρτητα από το πόσο σοβαρή είναι η αποστολή, θα χρειαστεί ένα σχέδιο για την εφαρμογή της. Δεν έχει σημασία τι κλίμακα θα είναι, με ποια μέσα θα καταγραφούν. Το κυριότερο είναι να ικανοποιηθούν όλες οι απαραίτητες προϋποθέσεις για την προετοιμασία του, συμπεριλαμβανομένης της πρόβλεψης των απαραίτητων προσπαθειών και πόρων. Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για να γίνει αυτό, οπότε πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά το καθένα για να επιλέξετε αυτό που ταιριάζει ξεχωριστά.
